Käytettävyydestä ja kokouksista puhuminen samassa lauseessa tuo varmasti monille mieleen tragikoomiset yritykset saada piirtoheitin, projektori tai muu tekninen aparaatti toimimaan odotetulla tavalla. Kokonaan oma mielenkiintoinen lukunsa on se, kuinka käytettävyydestä puhuminen ja siihen liittyvien päätösten tekeminen palavereissa käy – Talking usability in the meeting room -kirjoituksen mukaan siinä nimittäin on eroa nk. normaaleihin kokouksiin verrattuna.
Kokoustekniikka on oman taiteenlajinsa, joka ei aina suju. Ideaalitapauksissahan kokoukseen kuin kokoukseen tullaan ajoissa ja hyvin valmistautuneina, esityslista on tehty ja luettu ja kaikki ovat kartalla missä mennään. Sitten vain käsitellään agendalla olevat asiat, tehdään päätökset, jaetaan tehtävät ja pam! homma on hoidettu. Ihmiset poistuvat tyytyväisenä töihinsä. Tosielämässä näin käy äärimmäisen harvoin, ja voi olla, että on henkilöitä, jotka eivät ole koskaan saaneet kokea tehokkaasti läpiviedyn palaverin aikaansaamaa onnentunnetta. Ovat jääneet paljosta paitsi.
Siihen, että asioista pystyttäisiin perustellusti päättämään, tarvitaan riittävästi tietoa. ”The more finely-tuned the meeting process, the less obvious that meeting participants may not have sufficient information to decide usability issues. […] The stakeholders at decision-related meetings are generally not the same people who will be using a system, and are not the right people to comment on user needs. And users aren’t the right people to make final design decisions”, kirjoituksessa luetellaan ongelmakohtina.
Mitä sitten pitäisi tehdä? Ainakin päätöksentekopalaverin ja työriihen (workshop) välillä pitäisi olla kaikille selvä ero. Työriihissä voidaan yhdessä käsitellä ja iteroida (ei luoda!) ennalta käyttäjätutkimuksissa koottua tietoa, ja päätökset tehdään työn pohjalta toisessa yhteydessä. ”By combining discussion (the offering and analysis of information) with decision making, meetings can be fast, and they make clear the connections between the data with decisions.”
